Автоматизация управления закупками молочного сырья на базе BPMSoft

Заказчик:

ООО "КОМОС ГРУПП"

Руководитель проекта со стороны заказчика

Евгений Галиулин

Начальник центра экспертизы бизнес-процессов и управления проектами

Поставщик

Клиентоматика (ООО “В 2 В Консалтинг”)

Год завершения проекта

2024

Сроки выполнения проекта

ноябрь, 2023 — ноябрь, 2024

Масштаб проекта

10000 человеко-часов

Цели

Создать единое и централизованное цифровое пространство для управления всем жизненным циклом поставщиков молочного сырья, объединив разрозненные данные из шести производственных площадок.
Автоматизировать сквозной процесс «от потребности до оплаты», включая поиск и привлечение новых поставщиков, ведение договоров, контроль поставок, платежей и дебиторской задолженности (ПДЗ).
Обеспечить эффективную работу «полевых» менеджеров за счет внедрения мобильного решения с офлайн-доступом к ключевой информации (поставщики, активности, чек-листы) и возможностью синхронизации при появлении связи.
Повысить оперативность реагирования на проблемы путем внедрения системы автоматических уведомлений (email, мессенджеры) о критических событиях: актах несоответствия, просроченной задолженности (ПДЗ), истечении срока действия договоров.
Внедрить инструменты стратегического управления закупками, включая сегментацию поставщиков, построение рейтингов их эффективности и аналитику для обоснованного принятия решений
Реализовать инструменты планирования и управления стоимостью закупаемого сырья, а также качеством закупаемой продукции

Реализован эффективный инструмент планирования и управления закупочной ценой
Снижение операционных затрат на 15%
Достигнута полная прозрачность и управляемость процесса закупок сырья: от статуса переговоров с новым поставщиком до мониторинга текущих поставок и финансовых расчетов.
Повышена прогнозируемость и стабильность поставок сырья за счет лучшего планирования, контроля графика и оперативного решения возникающих несоответствий.
Высвобождено рабочее время «полевых» менеджеров и сотрудников департамента закупок за счет автоматизации рутинных задач (согласования, уведомления, поиск данных) и ликвидации дублирования информации.
Снижены операционные и репутационные риски, обусловленные «человеческим фактором» и замкнутостью отношений с поставщиками на конкретных менеджеров.
Создан механизм для ежегодной экономии от бюджета сырьевых закупок за счет повышения конкуренции среди поставщиков, оптимизации условий договоров и снижения числа некачественных поставок.
Обеспечен мгновенный доступ к актуальной информации о поставщиках и ходе процессов для всех участников (менеджеры, финансисты, руководство) в любом месте, включая режим офлайн.
Построена надежная основа для долгосрочного и стратегического развития взаимоотношений с поставщиками на основе данных, а не субъективных оценок.

Уникальность проекта

Проект уникален комплексным подходом к автоматизации "полевых" закупок в агропромышленности.

Ключевое отличие — глубокая синхронизация SRM-системы с целым рядом систем (посредством интеграционной шины):

Учетной системой 1С УПП для шести разрозненных производственных площадок, что обеспечило единую картину по поставщикам, договорам, поставкам и финансам.
Учетной системой 1С УПП для получения достоверной информации о физических параметрах закупленного ранее молока-сырья (вся история параметров)
Системы электронного оборота на базе BPM-soft для оперативного процесса согласования договорных условий

Реализован специализированный модуль "Закупки" со стадийной моделью для управления всем жизненным циклом привлечения поставщика — от поиска до анализа первых поставок.

Особое внимание уделено офлайн-функциональности для мобильных сотрудников, позволяющей работать с данными поставщиков, активностями и чек-листами аудитов без постоянного подключения к интернету.

Использованное ПО

Платформа: BPMSoft Управление продажами.

Интеграции: 1С УПП, BPMSoft Документооборот, Datareon (шина данных), Active Directory.

Инфраструктура: Развернуто в собственном ЦОД предприятия.

Сложность реализации

Основная сложность заключалась в необходимости интеграции с множеством разнородных систем (1С УПП для 6 производственных площадок, ЭДО, шина данных Datareon) и обеспечении консистентности данных между ними.

Требовалось разработать гибкую модель разграничения прав доступа для разных ролей пользователей (менеджеры, финансисты, руководство) к различным сущностям (поставщики, закупки, договоры).

Отдельной задачей была реализация стабильной работы мобильного приложения в офлайн-режиме с последующей синхронизацией данных.

Проект потребовал глубокой проработки и автоматизации сложных бизнес-процессов, таких как многостадийное привлечение поставщиков и проведение аудитов с чек-листами.

Описание проекта

Проект начался с проектирования целевых процессов к автоматизации внутренним центром экспертизы заказчика и глубокого предпроектного обследования.

Проект представляет собой создание и внедрение специализированного SRM-решения для автоматизации управления закупками молочного сырья в крупной производственной компании.

Решение охватывает полный цикл взаимодействия с поставщиками: ведение единой базы поставщиков, автоматизированный процесс их привлечения и аудита ("Закупки"), управление договорами с интеграцией в ЭДО и напоминаниями о пролонгации, мониторинг поставок, платежей и дебиторской задолженности (ПДЗ).

Для полевых менеджеров реализован мобильный интерфейс, позволяющий работать с карточками поставщиков, активностями (визиты, аудиты) и чек-листами в условиях отсутствия стабильного интернета.

Настроены массовые и индивидуальные коммуникации с поставщиками, а также система уведомлений сотрудников через email и мессенджеры о ключевых событиях (проблемы с поставками, ПДЗ, истечение договоров).

Построена аналитическая панель для сегментации поставщиков и оценки их эффективности.

География проекта

Продукция компании представлена в 72 регионах России, включая районы Крайнего Севера, Дальний Восток и Северный Кавказ. Предприятия, охваченные проектом, расположены в Удмуртской Республике, Пермском крае, Республике Башкортостан и Республике Татарстан.