Холдинг Красцветмет перевел на КЭДО в Saby Staff 3400 сотрудников

1. Перевести 100% кадровых операций в цифровой контур с сохранением юридической силы документов — учет требований трудового законодательства и применения электронных цифровых подписей.

2. Обеспечить цифровую обработку самых затратных по времени операций: прием на работу, воинский учет, работу в выходные дни.

3. Обеспечить легитимное взаимодействие с профсоюзами в цифровой форме.

4. Исключить бумажный документооборот для удаленных сотрудников (около 26% штата).

5. Предоставить сотрудникам максимально быстрый способ подписать документ в том числе через мобильное приложение.
   

6. Сократить временные затраты HR и руководителей на согласование документов, а также участие сторон (включая юристов) там, где это не требуется.

• Автоматизировано 100% кадровых процессов. Системой пользуются 99% сотрудников.

• За счет оптимизации процесса согласования работы в выходные компания экономит 3 млн ₽ в год. Из маршрута документооборота исключена дополнительная работа юристов.

• Saby Staff высвободил в среднем по 2 ч рабочего времени в месяц на каждого сотрудника. Они не тратят лишнее время на работу с кадровыми документами. Это 82 896 ч экономии в год, что эквивалентно 42 сотрудникам на полной ставке (FTE).

  Годовая экономия на одного сотрудника: 2 ч/мес. х 12 мес. = 24 ч/год.

  Умножаем на общее количество сотрудников: 24 ч х 3454 человек = 82 896 ч/год.

  Переводим в FTE, при условии годовой нагрузки 1 972 ч. 

  82 869 : 1 972 ~ 42 FTE

• Рост удовлетворенности сервисами HR: средняя оценка = 9,3/10. Сотрудники отмечали: «КЭДО — лучшее, что случилось с документооборотом», «Идеально для удаленки», «Оперативность и доступность».

• Легализовано участие профсоюзов в электронном документообороте без дополнительных затрат. 

• ПО: Saby (подписание УНЭП), 1С:ЗУП (интеграция).

• Оборудование: информационные киоски с FaceID для производства, стационарные ПК.

• Вспомогательные системы: внутренний корпоративный портал для единого окна обработки запросов.

1. Кросс-функциональное взаимодействие 3 команд: разработчиков корппортала, специалистов 1С и внедренцев Saby. Разработчики портала не имели опыта работы с кадровыми процессами, что приводило к ошибкам в формах и валидации данных. Команда 1С скептически относилась к идее автоматизации. Проблему удалось решить через многократные циклы согласований и стабилизацию обмена данными.

2. Неожиданное сопротивление проявили IT-специалисты и офисные работники. Производственники, напротив, быстро освоили новую систему благодаря очным обучениям. Для преодоления барьеров со стороны IT-отдела был введен месяц тестирования с параллельным ведением бумажного документооборота, а также персональные консультации.

3. Возникли юридические при подключении профсоюзов. Необходимо было доказать безопасность и легитимность использования ЭДО. Решением стали открытые демонстрации преимуществ системы и бесплатное подключение профсоюзных организаций к Saby Staff, что позволило снять возражения.

Проект по внедрению КЭДО в Saby Staff в Красцветмете охватил 3 454 сотрудника, работающих более чем в 70 городах России — от Калининграда до Магадана.

Масштаб задачи был сопоставим с полноценной трансформацией кадровой работы в компании: требовалось объединить в едином цифровом контуре как производственный персонал, так и удаленных сотрудников.

2. На втором этапе был выстроен уникальный для российского рынка сценарий: полноценная интеграция с профсоюзами. После серии переговоров с двумя организациями Красцветмету удалось заключить соглашения об электронном взаимодействии, а все согласования были переведены в формат ЭДО.

Как устроен процесс:

• профсоюзы получают документы в своей системе и подписывают их УНЭП;

• готовый приказ рассылается участникам документооборота;

• сотрудники могут отклонить электронный приказ и приложить мотивированное мнение, почему выход в выходной день невозможен.

Теперь профсоюзы подписывают документы через ЭЦП в личном кабинете, что позволило полностью исключить бумажный этап при оформлении работы в выходные.

3. Третий этап был посвящен внедрению КЭДО среди производственного персонала. Для этого компания организовала доступ к системе через компьютеры в HR-офисах,на рабочих местах мастеров/руководителей и мобильное приложение. Чтобы переход прошел максимально комфортно, сотрудники получили памятки и индивидуальное сопровождение при первом входе, а для руководителей было проведено более 20 очных обучающих сессий.

Техническая часть проекта также потребовала нестандартных решений. Была реализована кросс-системная интеграция корпоративного портала, 1С и Saby с передачей только необходимого набора данных. Кроме того, КЭДО адаптировали под специфические сценарии: донорские заявления, согласия на обработку данных, учет детей-инвалидов. В результате кадровые процессы стали работать в едином контуре, без необходимости создавать дублирующие документы в других системах.

География проекта охватывает всю Россию: более 70 городов, включая 3 ключевых офиса в Красноярске, Москве и Дзержинске. Система учитывает специфику работы сотрудников в разных часовых поясах — от UTC+2 до UTC+11. Такой масштаб позволил компании впервые выстроить единый кадровый контур для работников, распределенных по всей стране и работающих в совершенно разных условиях.